FGTS: Individualização de valores recolhidos
Quando existem valores de FGTS que o empregador recolheu, mas que não houve a distribuição dos depósitos nas contas dos trabalhadores, isto cria uma pendência de individualização.
Causas da não individualização
1-Base de recolhimento divergente – A individualização não acontece quando o recolhimento da guia ocorre em uma base (Município/UF) diferente do que foi informado na transmissão da SEFIP. Ou seja, se o empregador informar como base Salvador/Ba e recolher a guia em Camaçari/Ba, o valor recolhido não será apropriado nas contas dos empregados, pois o sistema do FGTS que faz a individualização não identificará o arquivo para processamento.
2-Duas guias e apenas um pagamento – Arquivo SEFIP único com duas guias, onde apenas uma delas é quitada e a outra não. Exemplo disso é guia de jovem aprendiz (2%) e demais empregados (8%), que é transmitido um único arquivo SEFIP, mas que são geradas duas guias. Se apenas uma delas for quitada, o sistema da Caixa não reconhece o pagamento e não faz a individualização do valor pago.
3-Recolhimento por GRDE – Quando há pagamento por meio da Guia de Recolhimento de Débitos – GRDE, sem a transmissão da SEFIP correspondente, o pagamento também não é identificado;
4-Recolhimento em GRE – Quando há o recolhimento por Guia de Recolhimento do FGTS e Relação de Empregados – GRE, em data anterior à criação do SEFIP (13/10/1998).
Como identificar as pendências de individualização
As informações estão disponíveis no extrato de pendências de individualização, que pode ser solicitado em qualquer agência da Caixa, pelo representante legal da empresa ou por seu procurador.
Após identificar as pendências, independente do motivo que o gerou, a empresa deve realizar a individualização do pagamento e transmitir ou retransmitir o arquivo SEFIP.
1-Base de recolhimento divergente
Os valores recolhidos pelo empregador são processados na base utilizada para quitar a guia, mesmo que o arquivo SEFIP tenha sido transmitido para outra base. Assim, se na transmissão do SEFIP a base divergir da base do recolhimento, o sistema que processa a individualização não localiza o arquivo SEFIP para o processamento.
Para corrigir, deve-se reprocessar a SEFIP e quando for transmitir no sistema Conectividade Social, o empregador deve informar o município de arrecadação onde efetivamente ocorreu o pagamento.
Exemplo: Base informada Salvador/Ba, mas o pagamento ocorreu em Camaçari/Ba.
- No SEFIP, reprocessar o arquivo exatamente como foi processado anteriormente;
- No Conectividade Social, ir em Caixa postal > Nova Mensagem > Envio de arquivo SEFIP > Próximo;
- Na tela seguinte do Conectividade, informar o município de arrecadação ‘Camaçari/Ba’ > Anexar o arquivo > Enviar’.
Com isso, o pagamento realizado na base Camaçari/Ba será identificado e com esta nova transmissão o sistema da Caixa poderá realizar a distribuição do FGTS nas contas dos empregados.
2-Duas guias e apenas um pagamento ou pagamento em datas distintas
Quando o empregador transmite um arquivo SEFIP e são geradas duas guias de recolhimento, ambas precisam ser quitadas obrigatoriamente na mesma data. Caso ocorra o pagamento de apenas uma das guias ou pagamento em datas distintas, a individualização não ocorrerá porque o valor total do arquivo SEFIP não será reconhecido pelo sistema.
Para corrigir, será necessário processar uma nova SEFIP, com os mesmos parâmetros do recolhimento (competência, código, data de recolhimento e valor do JAM, se for o caso), além disso, deve-se marcar a opção de ‘individualização’. Os empregados que pertencem a guia paga devem ser informados na modalidade ‘branco’ e os demais na modalidade ‘9 (nove)’.
Exemplo 01: SEFIP gerada com duas guias, uma referente a jovem aprendiz (2%) e a outra dos ‘demais empregados’ (8%). Com pagamento apenas da guia do jovem aprendiz.
- No SEFIP, gerar um novo arquivo (ou restaurar o backup, se for o caso);
- Marcar a opção ‘individualização’;
- Colocar os jovens aprendizes na modalidade ‘branco’;
- Colocar os ‘demais empregados’ na modalidade 9;
- Clica em simular e conferir o relatório ‘Analítico Individualização’;
- Clica em executar e transmitir o arquivo pelo Conectividade Social (com a mesma base Município/UF do recolhimento).
Caso a guia quitada fosse a dos ‘demais empregados’ (8%), o empregador deve realizar o mesmo procedimento de individualização, invertendo apenas as modalidades. Os ‘demais empregados’ ficarão na modalidade ‘branco’ e os jovens na modalidade 9.
Para quitar a guia que ficou pendente, o procedimento será gerar o arquivo com os empregados na modalidade ‘branco’ e os já quitados na modalidade 9. Transmite pelo Conectividade Social, gera a guia e efetua o pagamento.
No exemplo 01, a guia pendente foi ‘demais empregados’ (8%), assim:
- No SEFIP, gerar um novo arquivo ou restaura o backup;
- Marca a opção ‘Em Atraso’, informada a data para recolhimento;
- Coloca os ‘demais empregados’ na modalidade ‘branco’;
- Coloca os jovens aprendizes na modalidade 9;
- Conferir os relatórios do SEFIP;
- Clica em executar e depois transmite o arquivo pelo Conectividade Social;
- Emitir a guia para realizar o pagamento.
Exemplo 02: SEFIP gerada com duas guias, uma referente a jovem aprendiz (2%) e a outra dos ‘demais empregados’ (8%). Porém os pagamentos ocorreram em datas diferentes.
Será necessário gerar dois arquivos SEFIP, um para individualização da guia do jovem e outro arquivo para os ‘demais empregados’.
Arquivo 1-Individualização do jovem aprendiz (2%)
- No SEFIP, gerar um novo arquivo (ou restaurar o backup, se for o caso);
- Marcar a opção ‘individualização’;
- Colocar os jovens aprendizes na modalidade ‘branco’;
- Colocar os ‘demais empregados’ na modalidade 9;
- Clica em simular e conferir o relatório ‘Analítico Individualização’;
- Clica em executar e transmitir o arquivo pelo Conectividade Social (com a mesma base Município/UF do recolhimento).
Arquivo 2-Individualização dos ‘demais empregados’ (8%)
- No SEFIP, gerar um novo arquivo (ou restaurar o backup, se for o caso);
- Marcar a opção ‘individualização’;
- Colocar os ‘demais empregados’ na modalidade ‘branco’;
- Colocar os jovens aprendizes na modalidade 9;
- Clica em simular e conferir o relatório ‘Analítico Individualização’;
- Clica em executar e transmitir o arquivo pelo Conectividade Social (com a mesma base Município/UF do recolhimento).
Este procedimento deve ser realizado também quando o pagamento das guias ocorrerem em bases diferentes do que foi informado no sistema Conectividade Social.
Atenção: Se identificar que uma das guias já foi individualizada deve-se realizar o procedimento apenas da guia ainda pendente. Portanto, é importante verificar o extrato de pendências de individualização antes de realizar qualquer procedimento.
3-Recolhimento por GRDE
A Guia de Recolhimento de Débitos – GRDE é uma guia que possui apenas informações financeiras, facilitando o recolhimento do FGTS. No entanto, a individualização dos valores nas contas dos empregados deve ser realizada pelo empregador no sistema SEFIP e transmitida pelo Conectividade Social.
A GRDE é utilizada para regularizar pendências de FGTS do empregador em que os valores dos débitos são registrados no sistema do FGTS a partir de:
- Notificações fiscais da Secretaria de Inspeção do Trabalho – SIT (antigo Ministério do Trabalho);
- Diferenças de recolhimento ou encargos das guias mensais, rescisórias ou Contribuição Social (Lei Complementar 110/2001);
- Débitos confessados pelo empregador;
- Débitos inscritos em Dívida Ativa;
- Parcelamento do FGTS.
No caso em que os recolhimentos não são para o empregado, não há que se falar em individualização. Como, por exemplo, os débitos relativos a Contribuição Social. Ou, quando se tratar de guia de recolhimento rescisório, não há necessidade de individualização, pois a identificação do trabalhador já consta na guia.
Para verificar se precisa ou não realizar a individualização da GRDE, basta conferir as orientações constantes no rodapé da guia.
Procedimento para individualização da GRDE:
- No SEFIP, gerar um novo arquivo;
- Informar a competência da GRDE (se houver várias, será gerado um arquivo para cada competência);
- Marcar a opção ‘individualização’;
- No campo data, informar a data de validade da GRDE (neste caso não considerar a data do efetivo pagamento);
- Considerar a tabela de índice do FGTS compatível com a data de validade da GRDE;
- Colocar os empregados na modalidade ‘branco’;
- Clicar em simular, conferir o relatório Analítico de Individualização (competência, código de recolhimento, remuneração, depósito, data de recolhimento = data de validade)
- Clica em executar e transmitir o arquivo pelo Conectividade Social (com a mesma base Município/UF do recolhimento).
4-Recolhimento em GRE
A Guia de Recolhimento do FGTS e Relação de Empregados – GRE era uma guia utilizada para recolhimento do FGTS antes da guia emitida pelo SEFIP (GRF).
Todos os recolhimentos realizados pela GRE até o dia 12/10/1998 e que possuem pendências de individualização deverão ser regularizadas por meio do Documento Específico de Recolhimento do FGTS – DERF.
Regularização por meio do DERF
- Obter o formulário DERF em qualquer agência da Caixa;
- Preencher um formulário para cada competência a ser regularizada;
- Os valores dos depósitos realizados no GRE de cada empregado deve ser informado no formulário na moeda vigente na data do recolhimento;
- Entregar o DERF em uma agência da Caixa para que seja encaminhado ao setor responsável pelo processamento das informações.
Atenção: Este formulário só será aceito quando não for possível enviar a SEFIP (recolhimentos até 12/10/1998) ou quando a individualização for referente ao código 736 (código não relacionado a SEFIP).
Para mais informações, acesse a íntegra da Cartilha de orientações para individualização de valores recolhidos ao FGTS, V3 disponibilizada pela Caixa Econômica Federal em 12 de abril de 2021.
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